ボローニャ国際絵本原画展に作品を出したのですが、12月までに連絡することで手元に作品を返送してもらえる、ということで、忘れないうちにメールを送っておくことにしました。

覚書として、送付した文面を記録しておきます。
コピペして適宜お使いください。

コピペする場合は★★★～★★★のところはカットしてください（なぜか受領者リストの番号が、オンライン登録の番号と違ったんですよね。同姓同名は考えにくいので問い合わせした文面です…）

 ポイントとして、
・メールを読む人が男性か女性かわからないので、"Dear Sir or Madam, "ではじめるとよいですね。
・シメは"Sincerely"がよいでしょう。日本語で言う「敬具」みたいな感じで、かっちりしています。"Thank you and best regards,"とかもありかもしれません。
・identificativo （= オンライン登録で発番された5桁の番号）を載せておくと親切ですね。*****のところを自分の番号で置き換えてください。
・ローマ字の名前の書き方は諸説ありますが、「苗字大文字 (カンマ) 名前小文字」で書くと、日本人名でも外国の方に伝わりやすいかなと思います。


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件名: Concerning my entry and return of artwork 

 Dear Sir or Madam, 

My name is Kageori Washizu (identificativo : *****).
I have submitted my artwork from Japan.
Please send me back my artwork after the fair. 

★★★
And I have a question.
My identificativo is ***** according to the entry form,
but I saw the list of the received works and notice that my identificativo is registered as "*****"!
I send you my entry form and snapshot of the list as evidence.

My name is unique, so It is unlikely that there are the same name participants from Japan.
I am afraid that you registered the number by mistake. 
Would you check it for me?
★★★

Sincerely,

WASHIZU, Kageori
----以下10/30追記

 先日、こちらの問い合わせに回答が来ました。

 受領者リスト番号問題は、私のオンラインでの応募がなぜか連番で登録されてしまっていたことが原因で、無事受領されているとのことでした。

 また、返送依頼メールは出すのが早すぎたようです笑
結果発表があってからで良いそうですよ。

 ----以下2018/8/1追記

 上記メールで無事に春頃帰ってきました。
よかったよかった。